Un alourdissement des procédures, des outils métiers…

La structuration des missions du SID autour de services transversaux s’est traduite par un alourdissement des procédures (voies hiérarchiques, communication interne, gestion RH, gestion comptable…) sous couvert d’ « harmonisation ». Dans le même temps, la mise en place à toute vitesse des nouveaux outils de gestion de l’UGA, dont l’ergonomie est inversement proportionnelle à la fantaisie de leur appellation – Hamac, Bonita… - a occasionné pour les agents une multiplication de tâches chronophages, au premier chef pour les collègues des services administratifs.

L’organigramme : tout un programme…

Dès septembre 2015, l'organigramme du futur SID fusionné a été l'objet principal de réflexion sur la fusion. Il est devenu effectif en septembre 2016, après plusieurs mois éprouvants de « tuilage » et de cumul de fonctions.

L’organigramme en chiffres :

  • 1 Directeur général, deux postes de directeur-trice général-e ajoint-e (A ce jour. Il n’y aura bientôt plus qu’une directrice générale adjointe, un départ à la retraite n’étant pas remplacé)
  • 9 directeurs, 4 directions de sites – mais qui n’ont que peu ou pas de personnel à encadrer – et 5 directions transversales, dont dépend la majorité des personnels. La BU Droit-Lettres n’a plus de directeur.
  • 18 chefs de services

Résultat, une organisation à la fois très hiérarchisée et peu lisible pour les agents. En effet, les équipes et leurs chefs de services dans chaque BU sont rattachés à des directions transversales alors que chaque site a ses problématiques propres (effectifs, situation géographique, disciplines, usages des publics, gestion et sécurité du bâtiment, patrimoine…). En outre, l'absence d'un directeur thématique à la BU Droit-Lettres entraîne une retombée de responsabilités sur les deux chefs de services bibliothécaires, un manque de coordination au niveau local sur les aspects notamment de communication interne, suivi de chantiers, suivi du bâtiment, signalétique, etc.

Des projets qui tombent d’en haut, à réaliser de toute urgence

Prenons l’exemple de la BU sciences : en 2016, il a déjà fallu fusionner, restructurer, déménager, emménager, recoter, revoir la place des collections… Alors que le gros chantier de l’aile Nord était prévu de longue date (réouverture début novembre, 77 000 documents déplacés en un mois par les équipes), se sont ajoutés dans la précipitation pour 2017: l’accélération de la recotation des collections (70 000 exemplaires), ledésherbage drastique du fonds de périodiques (8 kmde collections) et éventuellement de lancement de gros travaux d’installation de rayonnages compacts en magasins, le touten quelques mois. Mener de si gros chantiers dans des délais déraisonnables avec des effectifs instables, des changements de postes et un organigramme confus relève de la gageure !

Beaucoup de projets, peu de moyens

Fin novembre, les nouveaux élus du Conseil documentaire – personnels et étudiants – ont refusé de voter le budget prévisionnel du SID, déficitaire de 400 000 €. L’administration a bien entendu pu s’asseoir sur cet avis consultatif en adoptant le budget en CA. En effet, les membres du Conseil alertent depuis denombreuses années la Présidence sur la nécessité de trouver un mode de financement pérenne de la documentation : en raisonde l’augmentation continue et exponentielle de la documentation numérique de niveau recherche, monopole d’un petit nombre de multinationales de l’édition qui s’accapare les résultats de la recherche publique, le SID voit son déficit croîtremécaniquement et se voit appliquer des remèdes dignes des médecins moqués par Molière : « Clysterium donare, postea seignare, ensuitta purgare ! ». Ainsi, les victimes de cette gestion sont tout d’abord les personnels et donc la qualité des services rendus aux usagers : deux postes de conservateurs ne seront pas remplacés (3 si l’on ajoute celui du directeur général adjoint parti à la retraite au 31/12/2016)... Et la Présidence nous a annoncé en Conseil documentaire que ce n’était qu’un début ! Cesont ensuite les étudiants, puisque la part des dépenses documentaires pour la formation est de 25 % du budget… alors que les droits d’inscription des étudiants représentent 36 % du montant des dépenses documentaires. Cet écart, qui croît de manière continue, est inacceptable !

Heureusement, le public est là, et il aime ses BU !

Les bibliothèques universitaires de Grenoble se sont engagées dans le dispositif national Marianne, visant à améliorer la qualité de l'accueil dans les services publics. Cetengagement concerne plusieurs aspects, notamment :horaires d’ouverture des BU, accès facilité aux services sur place et à distance, accueil courtois et efficace, délai rapide de traitement des demandes, écoute des besoins des usagers… Pour mesurer la qualité de l'accueil, le Ministère a établi un baromètre. Des enquêteurs anonymes, se faisant passer pour des usagers lambda, peuvent tester notre qualité d'accueil. Lors de cette enquête anonyme, la BU Sciences a obtenu la meilleure note de France au baromètre du « client mystère » de la Charte Marianne ! La BU Droit-Lettres, dont les services et les collections ont fait l'objet d'une enquête de satisfaction internationale (LibQual), a aussi obtenu une note très encourageante, qui la place au deuxième rang national. Les efforts faits ces dernières années par les personnels sont reconnus par les publics. Et beaucoup n'aspirent qu'à poursuivre en ce sens.

Mais à l'UGA, les politiques ne sont pas du même avis !

Quand la Présidente donne une interview au mensuel professionnel Livres-Hebdosur les bibliothèques, on en retient le message suivant : elles doivent se réformer, car elles ne sont pas assez « modernes », et la BU sciences en particulier est pointée comme problématique car sa fréquentation serait à la baisse (1). … Or les chiffres du rapport d’activités de la bibliothèque, disponibles sur internet, prouvent rigoureusement le contraire : si les prêts de documents ont connu une forte baisse sur dix ans, le nombre d’entrées est lui passé de 336 000 en 2006 à 386 000 en 2015. Quand le vice-président moyens vient rendre visite aux personnels de la BU Sciences… ils s'entendent dire de nouveau que le public n'est pas au rendez-vous et que le papier (livres, revues) est trop présent dans les espaces, à l’heure d’Internet... Un message quelque peu méprisant et difficile à avaler, surtout quand une aile entièrement rénovée est sur le point de rouvrir ses portes au prix d'efforts importants. Un signal négatif qui peut masquer une ambition louable : faire des bibliothèques des lieux d'accueil chaleureux et d'innovation en matière de services. Tout à fait le type de projet que le personnel est disposé à porter – puisque c’est ce qu’il s’efforce de mettreen place depuis plusieurs années – encore faudrait-il que ses compétences et son sens du service public soient mis au centre du discours et de l'action.

Les risques pour les personnels : perte de sens, démotivation, souffrance au travail

Le rythme auquel la fusion a été conduite et la surcharge de travail qui en a résulté se sont doublés d'une organisation très verticale qui a fortement impacté le management. Les décisions prises par la direction n'ont pas souvent été prises en concertation ni expliquées, peut-être en partie du fait de la rapidité de la restructuration demandée par l'université. Ce manque de communication interne a pu donner aux équipes le sentiment d'un empilement de tâches au détriment du sens de leurs missions. Les métiers des bibliothèques reposent sur un travail d'équipe constant, notamment du fait de l'amplitude d'ouverture de nos établissements. Ce sens du collectif est structurant pour la cohérence des équipes ; l'absence de lieux d'échange et de concertation, l'impossibilité de dégager le temps nécessaire à ces échanges, ont fortement entamé la dynamique qui existait. A la fatigue objective due au nombre croissant des tâches des agents depuis unan s'ajoute une perte de motivation, du fait de l'effacement des repères liés à chaque bibliothèque. La taille du nouveau SID a pu se traduire dans les ressentis des agents par une moindre valorisation de la place de chacun. Les équipes restent pourtant fortement attachées à leur métier et souhaitent accompagner les évolutions en cours pour répondre aux attentes des publics. Ces remarques concernent également les personnels des bibliothèques de composantes et de abolratoires,dont la situation et l’avenir ne sont pas plus confortables, ni plus clairs !

Les élus SNASUB-FSU et leurs sympathisants demandent donc :

  • Une reconnaissance de l’utilité des bibliothèques et de l’ampleur des services rendus. Cela implique une vision des missions du service de la documentation et de sa place au sein de l’UGA qui ne soit pas exclusivement comptable. Les BU contribuent aux missions essentielles de l’Université : elles offrent des services et des ressources documentaires indispensables à la formation et à la recherche et des lieux de travail très largement ouverts et accueillants à l’ensemble de la communauté universitaire. Ne considérer ce service que comme une source d’économies possibles reviendra à proposer un service dégradé aux usagers au sein d’une université prétendument d’excellence !
  • Un mode de financement pérenne de la documentation de niveau recherche, qui permette de sanctuariser une part suffisante de budget pour la documentation à destination des étudiants (au moins égale au montant des droits de bibliothèque versés à l’inscription). Une documentation de qualité, sur tout support, est une condition nécessaire à la qualité de la recherche et à la réussite de nos étudiants !
  • Une plus grande concertationavec les personnels, toutes filières confondues, dans la définition et la mise en œuvre des objectifs du service. Ces personnels, de par leurs formations, leurs compétences spécifiques et leur engagement, doivent être considérés comme une force de proposition pour faire évoluer en permanence les services en adéquation avec les besoins du public. En particulier, le travail en cours sur la finalisation de l’organigramme ne saurait se faire sans eux, qui sont les premiers concernés !
  • La transparence sur les résultats du groupe de travail sur l’évolution des bibliothèques de composantes.

(1) « Nous devons cependant réfléchir à l’évolution de la bibliothèque Sciences dont la fréquentation a beaucoup baissé ces dernières années, une grande partie des ressources étant accessibles en ligne. » Lise Dumasy, Livres Hebdo, 30.09.16, p. 25